Ambtelijk secretaris

Regisseur die overzicht houdt in bestuur en administratie in bestuur CSR

Dit en meer ga je doen

Als ambtelijk secretaris studentenraad werk je voor de Centrale Studentenraad van het ROC van Amsterdam – Flevoland. Het gaat om een tijdelijke rol van 6 tot 9 maanden, met start zo snel mogelijk. Jij zorgt dat het dagelijks bestuur (DB) scherp kan vergaderen, besluiten kan nemen en afspraken worden nagekomen. Je werkt nauw samen met de voorzitter, vicevoorzitter, penningmeester, een algemeen bestuurslid en de coach van de CSR. Samen zorgen jullie dat de studentenmedezeggenschap goed georganiseerd is en inhoudelijk sterk staat. 

Je organiseert en ondersteunt (DB) CSR-vergaderingen en overlegmomenten met voorzitter Raad van Bestuur, directeuren en managers van de centrale diensten en externe partijen. Je bereidt agenda’s voor, verzamelt relevante documenten en achtergrondinformatie en legt vergaderingen zorgvuldig vast. Tijdens overleggen maak je heldere notulen en breng je waar nodig relevante wet- en regelgeving en inhoudelijke uitgangspunten onder de aandacht. Na afloop bewaak je samen met de voorzitter  CSR de voortgang van besluiten en acties. Ook bied je administratieve  ondersteuning en draag je bij aan het werkplan, de activiteitenplanning en het scholingsplan en ondersteun je het coachesoverleg voor de coach van de SR-coaches. 

Daarnaast ben jij het vaste aanspreekpunt via de mailbox van de CSR. Je voert correspondentie namens de raad en zorgt voor een zorgvuldige afhandeling van in- en uitgaande digitale post. Je houdt het werkplan, het activiteitenschema, de SharePoint-site en het CSR-archief actueel. Je regelt praktische zaken zoals bestellingen, facturen en declaraties en bewaakt vertrouwelijke processen. Ook zorg je voor een soepele instroom van nieuwe bestuursleden en een nette afronding bij uitdiensttreding, inclusief accounts, passen en devices. Zo loopt de administratie van de Centrale Studentenraad het hele jaar door goed en overzichtelijk.

Dit verwachten we van jou

Je optimaliseert het secretariële proces en daarmee zorg je dat de CSR zich kan richten op de inhoud. Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook als er veel afspraken tegelijk lopen. In vergaderingen luister je scherp, vat je besluiten samen en zet je die om in duidelijke acties. Je schakelt dagelijks met studenten en medewerkers en past je toon daarop aan. Je communiceert helder, zodat afspraken en planningen goed uitgevoerd worden. In een omgeving met onderwijsregels en deadlines zorg jij voor rust en duidelijkheid. Je bewaakt processen en procedures met betrekking tot medezeggenschap studenten voorkomend uit de WEB.   

Daarnaast vragen wij: 

• minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding 

• ervaring met secretariële werkzaamheden, zoals notuleren en verslaglegging 

• goede beheersing van Word en Excel 

• affiniteit met medezeggenschap 

Meer dan alleen goede voorwaarden

De werkwereld om je heen verandert continu. Daarom zetten wij vol in op je ontwikkeling. Trainingen, opleidingen, workshops… wat jij nodig hebt, maken wij mogelijk. Daarnaast kun je rekenen op doorgroeikansen en prima arbeidsvoorwaarden.

• Een salaris van minimaal € 2.466 en maximaal €3.578 bruto per maand  bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van ervaring)
• Pensioenregeling via ABP, 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,33%
• Reiskostenvergoeding en de mogelijkheid om gebruik te maken van bijvoorbeeld een fietsplan
• Werkgeversbijdrage in de (aanvullende) ziektekostenverzekering
• Ruime vakantieregeling
• Middelen om jouw werk goed te doen (afhankelijk van jouw functie bijvoorbeeld een kwalitatieve laptop, BYOD-telefoonregeling en een vergoeding voor thuiswerken).
• Toegang tot onze digitale leeromgeving RocWISE om je verder te ontwikkelen.

Wil je weten wat we nog meer bieden? Bekijk dan het volledige overzicht van onze arbeidsvoorwaarden.

Niet meer wachten, maar reageren

Ben jij die REGISSEUR? Heb jij dat beetje meer? Dan hopen we dat je snel reageert. Klik op de button solliciteren en stuur meteen je cv mee. We laten je dan snel weten of we je uitnodigen voor een eerste gesprek. Een assessment kan onderdeel uitmaken  van de sollicitatieprocedure.

Hier ga je werken

Een grote organisatie kan alleen groots presteren als op de achtergrond alles soepel loopt. Daar zorgt de Bestuursdienst voor. Als team ondersteunen we de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur onder andere in hun contacten met de stakeholders. Daarnaast zijn we sparringpartner en ondersteuner voor het Managementteam, de mbo-colleges, de directeuren van dienst, de OR en de CSR. Samen adviseren we over beleid en de uitvoering daarvan. Alles wat met onderwijs te maken heeft passeert dagelijks de revue. Van alles wat nu speelt tot de belangrijke toekomstplannen. Aandachtsgebieden zijn onder andere integrale veiligheid (fysieke- en sociale veiligheid) en juridische zaken. Werken bij de Bestuursdienst betekent werken in een dynamische, enerverende en soms hectische omgeving. Maar je kan altijd zeggen dat je op jouw manier bijdraagt aan de toekomst van al die studenten.

Over het ROC van Amsterdam – Flevoland

Het ROC van Amsterdam – Flevoland verzorgt middelbaar beroepsonderwijs op vier niveaus binnen veertien onderwijsdomeinen. Het ROC van Amsterdam biedt ruim 300 verschillende opleidingen aan en het ROC van Flevoland zo’n 130 opleidingen. Het middelbaar beroepsonderwijs wordt op de verschillende mbo-colleges gegeven. Het ROC van Amsterdam – Flevoland heeft bij elkaar twaalf mbo-colleges in Amsterdam, Amstelveen, Hoofddorp, Hilversum, Almere en Lelystad. Het roc biedt onderwijs aan 36.000 mbo-studenten, 3.300 leerlingen in het voortgezet onderwijs en 6.500 deelnemers aan overige educatie (waaronder inburgering en volwassenen). Bij het roc werken in totaal ca. 4.000 medewerkers.

Het ROC van Amsterdam – Flevoland is een onderwijsorganisatie waar ruim 180 nationaliteiten iedere dag welkom zijn en samen leren, ook van elkaars verschillende achtergronden. Voor iedereen geldt hetzelfde respect en elke collega draagt bij aan de ontwikkeling van leerlingen en studenten voor de inclusieve Nederlandse samenleving.

Om goed onderwijs te geven is het onderwijs op de mbo-colleges kleinschalig georganiseerd; een student heeft voornamelijk te maken met de afdeling waar zijn of haar opleiding onderdeel van is. Het ROC van Amsterdam – Flevoland kenmerkt zich door kwalitatief hoogwaardig onderwijs met veel aandacht voor de student. We streven elke dag naar het allerbeste onderwijs. Iedereen is welkom en draagt bij aan de ontwikkeling van studenten. We leren van elkaars achtergronden, gaan mee met de ontwikkelingen in de maatschappij en vernieuwen waar nodig. Dit doen we in een sfeer van vertrouwen en op elkaar kunnen bouwen. Van prettig en respectvol met elkaar samenwerken. Kijken waar het beter kan en dat vervolgens ook doen. Want ook dat hoort bij een organisatie die overal de beroepspraktijk ademt.